Met slimme boekhoudsoftware kan er veel efficiënter worden gewerkt. Het gebruik ervan wordt echter nog vaak gezien als een extra kostenpost. Maar is dit wel zo? Of is het een investering in de toekomst?
Met slimme online boekhoudsoftware bespaart u tijd, kunt u uw cliënten meer betrekken bij het proces en is het mogelijk om uw rol van “accountant” uit te laten groeien tot “winstadviseur”.
Wilt u weten hoe u slimme software kunt inzetten en deze voor ú te laten werken?
Hieronder zijn enkele tips die u in staat stellen de volgende stap te maken en te investeren in de toekomst van accountancy.
Tip 1: Van schoenendoos naar digitaal verzenden
De tijd van de ouderwetse schoenendoos is voorbij en boekstukken kunnen digitaal worden aangeleverd! Door middel van een mobiele app of een e-mailadres gekoppeld aan de boekhouding kunnen boekstukken eenvoudig direct in de administratie worden gezet. Dat scheelt u veel tijd met het uploaden en uitzoeken ervan!
Ook kunnen inkoopfacturen steeds vaker elektronisch worden ontvangen in het standaard UBL-formaat en kunnen verkoopfacturen met dit bestand worden verstuurd.
Tip 2: Leer uw cliënten meewerken
Betrek uw cliënten bij de administratie en leer ze hoe ze zelf taken kunnen uitvoeren in hun eigen administratie.
Cliënten kunnen bijvoorbeeld eenvoudig zelf direct vanuit het boekhoudpakket verkoopfacturen maken en versturen. Laat cliënten daarnaast inkoopfacturen en bonnen zelf scannen of versturen aan hun administratie.
Met een modern boekhoudpakket kunnen gebruikers zelfs zonder enige kennis van of ervaring met boekhouden zelf inkoopfacturen en bonnen registreren of laten verwerken m.b.v. de scan -en herkenfunctie (OCR).
Asperion heeft producten voor elke vorm van samenwerking met uw cliënt. Afhankelijk van wat uw cliënt wil of kan doen in de administratie, kan de Accountancy Desk van Asperion u adviseren en helpen met inrichten.
Als klanten zelf het simpele invoer werk van u overnemen, kunt u de tijd die dit bespaart anders gebruiken om bijvoorbeeld méér klanten te bedienen en intensiever te begeleiden.
Tip 3: Stap voor stap
Probeer niet in een keer al uw cliënten naar de nieuwe werkwijze om te zetten, een goede eerste begeleiding kost tijd en maak van te voren een selectie van uw cliënten, die dit snel kunnen oppakken. Maak duidelijk welke voordelen dit voor hen biedt: inzage in omzet en kosten en werken met cijfers die up to date zijn.
Ook binnen uw organisatie zal er nog het een en ander moeten veranderen. Leer eerst zelf omgaan met de nieuwe software mogelijkheden en maak ook de overige collega's enthousiast. Gebruik de eerste cliënten als een leer traject, gebruik de opgedane ervaringen bij de volgende cliënten. Neem ook collega's steeds mee in dit verandertraject. Verdeel de taken en laat ze ervaren hoe de nieuwe rol als adviseur het werk vooral ook leuker maakt.
Asperion biedt een flexibele abonnementen, waarbij de software functies modulair kunnen worden afgenomen. De extra kosten die u maakt en tijdsinvestering in het begintraject worden dan zeker op termijn ruimschoots terugverdiend. Daarnaast verhoogt het de betrokkenheid en tevredenheid van uw cliënten!
Tip 4: Automatiseer zoveel mogelijk handwerk
- Activeer automatische bankkoppelingen met de administratie.
Bankmutaties komen nu automatisch in de boekhouding terecht. - Bankmutaties worden automatisch gematcht met openstaande facturen en bonnen.
- Met scan-en-herken (OCR) technologie worden de facturen en bonnetjes automatisch herkend en geboekt: dit geldt doorgaans voor 76% van de facturen en scheelt dus heel veel invoertijd.
- Laat facturen en bonnen rechtstreeks in de administratie binnenkomen. Geef leveranciers het e-mailadres van de administratie en laat de cliënt bonnen en facturen direct scannen met de mobiele app.
- Laat de btw-aangifte online accorderen door uw cliënten en stuur deze direct vanuit de administratie naar de Belastingdienst en laat cliënten de omzetbelasting direct via iDEAL betalen.
Door zoveel mogelijk handwerk te automatiseren wordt veel tijd bespaard. Tijd die u kunt besteden aan het vinden én aannemen van nieuwe klanten.
Tip 5: Plan vaste contactmomenten met je cliënt
Door op vaste tijden contact te hebben met uw cliënten, voelen zij zich veel meer betrokken bij de administratie. Deel de resultaten tot nu toe en geef advies.
Er is nu ook druk ontstaan bij de cliënt om de boekstukken tijdig aan te leveren.
Dit bevordert het inzicht in de administratie en scheelt veel uitzoekwerk achteraf.
Maak duidelijke afspraken wat de cliënt doet en welke werkzaamheden u zelf doet voor de cliënt en wanneer.
Deze werkwijze maakt een ander verdienmodel mogelijk. Spreek bijvoorbeeld een maandelijks tarief af voor uw diensten. Cliënten willen steeds minder betalen voor invoerwerk, terwijl ze voor goed advies wel willen betalen. Uw rol verandert en met een up-to-date administratie kan de focus nu echt gericht worden op advisering van de cliënt. Met goed advies voelt een cliënt zich beter geholpen en zal dit bijdragen tot een langdurige relatie.
Tip 6: Meet de besparing
Aan het gebruik van slimme online software zijn kosten verbonden. Maar als die software meteen méér besparing oplevert dan dat deze kost, dan zou het gebruik ervan een logische stap zijn. Een eenvoudige manier om besparingen te meten doet u aan de hand van de hoeveelheid tijd die u per maand aan een cliënt besteedt: met de tarieven van tegenwoordig kunnen de maandelijkse softwarekosten al terugverdiend worden als u per maand een kwartier minder tijd aan een cliënt hoeft te besteden. Bespaart u méér tijd? Dan is dat pure winst!
Vrijblijvend een toekomst check?
Asperion biedt een all-in-one oplossing met de nieuwste technologieën voor de accountancy, zodat u de eerste belangrijke stap naar “winstadviseur” kunt maken!
De Accountancy Desk van Asperion helpt accountants met de transitie naar de toekomst. Met een online toekomst check, brengen we in kaart waar u efficiency kunt behalen en de mogelijkheden voor uw kantoor laten zien.
Heeft u vragen of wilt u vrijblijvend een demo van onze oplossingen voor de toekomst van accountancy? Stuur een e-mail aan: accountancydesk@asperion.nl
